Komkommertijd, wat nu?

Vakantietijd wordt ook wel de komkommertijd genoemd. Veel mensen gaan dan zelf op vakantie, maar er zijn natuurlijk ook thuisblijvers. Het zal mogelijk wat rustiger in de praktijk zijn, omdat de cliënten ook grotendeels op vakantie zijn. Je hebt dus wat vrije tijd over die je goed kunt gebruiken om nou net eens even wat te doen aan die achterstallige administratie of het verstevigen van je praktijk.

1. Werk je achterstallige administratie weg

Dit is nou net dé tijd om wat te doen aan die achterstallige administratie. Ik merk dat veel praktijken toch wel ergens een achterstand hebben opgebouwd en nog wel een inhaalslag kunnen maken. Onderstaand lijstje helpt je mogelijk bij het wegwerken van deze achterstand:

• Zijn er nog afgewezen declaraties waar werk van gemaakt moet worden?
• Zijn de wachttijden afgelopen maand nog aangeleverd?
• Heb je je kwaliteitsstatuut nog een update gegeven?
• Heb je van alle cliënten die langer dan een half jaar in behandeling zijn een brief verstuurd naar de huisarts? En heb je van alle trajecten die 365 hebben gelopen een voortgangsverslag verstuurd aan de huisarts? Schrijf dus die huisartsenbrieven die nog de deur uit moeten.
• Is voor iedere cliënt een behandelplan opgesteld? En zijn de behandelplannen ook bijgesteld na 365 dagen?
• Heb je van alle lopende behandelingen een verwijsbrief in het dossier zitten? Regel deze anders alsnog om problemen met zorgverzekeraars te voorkomen.
• Heb je van alle cliënten al toestemming geregeld voor het verwerken van persoonsgegevens? De cliënt moet hiervoor uitdrukkelijke toestemming geven. Mocht je dit nog niet geregeld hebben dan kun je in mijn webshop eventueel een mooi voorbeeld vinden van een toestemmingsverklaring.
• Zijn al je bonnetjes en facturen al gescand voor je boekhouder of accountant? Dit is de tijd om je administratie helemaal bij te werken.

2. Schrijf je praktijkplan

Het opstellen van een praktijkplan wordt nog maar weinig gedaan door praktijkhouders, maar is erg handig om te kijken welke koers je wil wilt gaan varen de komende jaren en hoe je dit gaat realiseren. Enkele vragen die je kunt beantwoorden in je praktijkplan zijn:

• Waar wil je staan over 5 jaar?
• Waar sta ik voor? (Missie)
• Waar ga ik voor? (Visie)
• Waar geloof ik in? (Kernwaarden)
• Hoe pak ik dit aan met het oog op de belanghebbenden? (strategie)
• Wat zijn mijn doelstellingen voor de komende tijd?
• Hoe ga ik deze realiseren? Met welke middelen en binnen welk tijdsbestek (planning)?
• Hoe ziet mijn huidige situatie eruit en hoe ziet de gewenste situatie eruit?

Wat is je huidige behandelaanbod? Wil je hier mogelijk nog iets in gaan veranderen de komende tijd?

Bij het opstellen van de doelen is het belangrijk dat je deze doelen SMART maak, dat wil zeggen Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch en Tijdgebonden.

Voor het opstellen van een praktijkplan kun je de volgende website raadplegen: https://nlfl.nl/wp-content/uploads/2016/07/30.08.2016-Voorbeeld-Beleidsplan.pdf of je kunt het boek De Ondernemende Psychotherapeut van Dick Bouman kopen waarin een hoofdstuk is opgenomen over het opstellen van een eigen praktijkplan.

3. Bereid je visitatie alvast voor

De meeste zorgverleners moeten iedere 5 jaar gevisiteerd worden. Tijdens deze visitatie wordt gekeken of jouw werkwijze binnen de eigen praktijk aansluit bij het kwaliteitsbeleid van de beroepsvereniging. Mogelijk kun je tijdens de komkommertijd werken aan de volgende zaken:

• Neem het kwaliteitsbeleid van de beroepsvereniging door.
• Werk je volgens de standaarden en richtlijnen van ggzstandaarden.nl ? Neem deze anders eens door. Dit is een verplichting vanuit de Wkkgz. En werk je volgens de protocollen van je beroepsgroep?
• Zijn je dossiers op orde?
• Heb je de toestemming voor inzage in dossiers al goed geregeld?
• Doorloop de vragenlijst in ADAS en stel alvast een plan van aanpak op als je al een visitatie gepland hebt staan.
• Ga je plan van aanpak vervolgens oppakken.

4. Werk aan je website

Heb je een website? Controleer dan tijdens de komkommertijd of deze website nog steeds actuele informatie bevat. Heb je nog geen website? Dan is dit dé tijd om er een op te zetten. In beide gevallen is het handig om de volgende informatie op je website op te nemen:

• Behandelaanbod;
• Welke stoornissen wel worden behandeld binnen de praktijk en welke niet (exclusiecriteria);
• Werkwijze;
• Wachttijden en zijn deze ook actueel, dus minder dan een maand geleden bijgewerkt);
• Een actueel kwaliteitsstatuut;
• BIGnr;
• KVKnr;
• Informatie over de tarieven van de behandeling (NZa-tarieven, eventueel eigen bijdrage van de cliënt, informatie verplicht eigen risico);
• Voorwaarden voor no-show;
• Informatie over vragenlijsten;
• Welke contracten er zijn afgesloten met welke zorgverzekeraars.

5. Zoek uit hoe je efficiënter kunt werken in je praktijk

Er zijn altijd wel zaken die slimmer en handiger geregeld kunnen worden binnen jouw praktijk. Hieronder kun je een lijstje vinden met punten waar je aan zou kunnen denken:

• Kijk of je je EPD-software handiger in kunt richten. Maak je al gebruik van brieven en formulieren binnen je softwarepakket? De meeste softwaresystemen beschikken over formulieren waarmee je in een handomdraai een behandelplan of een brief naar de huisarts kunt versturen. En soms kan dit ook gelijk digitaal verstuurd worden, dus kijk goed naar de mogelijkheden van je pakket.
• Stel vaste tijden in voor activiteiten die je vaker gebruikt, ook wel behandel- of activiteitenprofielen genoemd. Op deze manier kunnen je sneller sessietijden invoeren en houd je tijd over voor andere zaken.
• Ga gebruik maken van een spraakherkenningstools of software, zoals Dragon Naturally Speaking. Op deze manier kun je sneller je sessieverslagen uitwerken en ben je sneller bij met je administratie. We kunnen nog altijd sneller praten dan schrijven of typen. Tegenwoordig hebben de nieuwste smartphones ook spraakherkenningssoftware in de teksteditor zitten die je dus zonder extra kosten kunt gebruiken. Op mijn iPhone kan ik bijvoorbeeld in de app Notities een microfoontje indrukken en mijn ingesproken tekst wordt dan automatisch vertaald naar geschreven tekst. Zoek eens uit of dit bij jouw telefoon hetzelfde werkt.
• Kijk of je een handiger planningssysteem of takensysteem kunt opzetten. De boeken Grip van Rick Pastoor en Getting Things Done van David Allen hebben mij hier erg bij geholpen. Kijk eens of dit ook iets voor jou kan zijn.

6. Digitaliseer je dossiers

Werk je nog met papieren dossiers? Dan is dit de uitgelezen tijd om je dossiers te gaan digitaliseren. Scan je papieren notities van je lopende behandelingen in en plaats je in het digitale dossier. Maak formulieren aan in je EPD-pakket waarmee je makkelijk en snel intakeverslagen kunt aanmaken bij nieuwe cliënten. Door digitaal te werken zijn dossiers makkelijker overdraagbaar bij vakantie of (ongeplande) afwezigheid. Vermoedelijk zal er in de toekomst een wet komen die verplicht om gegevens elektronisch te kunnen uitwisselen met cliënten. Als je dit tijdens de vakantieperiode oppakt dan ben je alvast goed voorbereid hierop.

7. Organiseer een praktijkborrel voor je vaste verwijzers

Of je nu een nieuwe praktijk gaat opstarten en dringend op zoek bent naar cliënten of dat je al een tijdje een eigen praktijk hebt en enorme wachttijden hebt, maak tijd voor acquisitie! Voor nieuwe praktijken is het belangrijk om je zichtbaarheid te vergroten en aan de huisartsen in de buurt te laten weten dat je er bent, zodat ze snel nieuwe cliënten naar je kunnen doorsturen. Voor bestaande praktijken is het belangrijk om de huisartsen te laten weten wie je wel en niet behandelt, of je met contracten werkt of niet en welke specialisaties jij hebt, zodat de verwijzer nou net die cliënten naar je kan doorsturen die je graag wilt hebben binnen je praktijk. Als de verwijzer op de hoogte is van je exclusiecriteria dan zal hij ook minder snel cliënten aan je doorsturen die onder de exclusiecriteria vallen. Dit scheelt je meestal ook weer tijd in het aantal terugverwijzingen.

Je kunt je verwijzers natuurlijk op de hoogte brengen van jouw behandelaanbod en specialisaties via een brief of een folder, maar wat is er nou leuker dan deze huisartsen uit te nodigen voor een praktijkborrel. Maak een mooie Powerpoint (of een Prezi voor de handige mensen onder ons, dat maakt vast indruk), regel een beamer en wat hapjes en drankjes en nodig alle huisartsen binnen een straal van 10 kilometer uit om naar jouw praktijk te komen. Je maakt hierdoor sneller en beter contact met je potentiële samenwerkingspartners waardoor die ideale verwijzingen snel zullen volgen.

Voor je presentatie kun je dan dus aan de volgende zaken denken:

• Behandelaanbod;
• Exclusiecriteria;
• Werkwijze;
• Contracten of niet en eventueel welke tarieven je hanteert;
• Bereikbaarheid;
• Mogelijkheden voor consultatie.

Mocht je een praktijkplan hebben opgesteld dan zou je dit plan ook kunnen presenteren of delen ervan. Heb je ook een praktijkfolder opgesteld geef deze dan mee aan het einde van je presentatie.

8. Controleer of je helemaal voldoet aan de AVG

Het is alweer even geleden dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming werd ingevoerd. Velen hebben in 2018 direct actie ondernomen en netjes aan alle verplichtingen voldaan. Maar controleer je ook jaarlijks of je nog steeds voldoet aan de AVG en of er misschien zaken veranderd zijn. Met dit controlelijstje kun je kijken of je nog steeds voldoet aan de AVG of dat er mogelijk iets veranderd moet worden:

• Is jouw verwerkingsregister nog steeds actueel? Zijn er misschien subverwerkers bijgekomen?
• Is je privacybeleid nog steeds actueel?
• Hebben alle cliënten die zich het afgelopen jaar hebben aangemeld jouw privacybeleid ontvangen?
• Heb je met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst afgesloten?
• Verstuur je nog steeds alle mailcommunicatie met de cliënt via de veilige e-mail?
• Moeten gegevens al vernietigd worden en gebeurt dat ook?
• Zijn de computers nog steeds op het hoogste niveau beveiligd?
• Werkt de back-up functionaliteit voor gegevensopslag nog steeds (test dit)?

9. Kijk welke opleidingen of cursussen je het komende jaar wilt gaan volgen

Voor je beroepsregistratie is het waarschijnlijk verplicht om aan bij- en nascholing te doen en een aantal accreditatiepunten te verzamelen. Als het dan toch even wat rustiger is in de praktijk dan is dit een uitgelezen kans om je te verdiepen in opleidingen of cursussen. Kijk wat er de komende 2 jaar op de planning staat en welke congressen of cursussen je graag zou willen bijwonen en schrijf je in.

10. Schoon je computer een keer op

• Heb je nog oude dossiers op je computer staan schoon ze op en probeer ze zoveel mogelijk in je Elektronische Patiënten Dossier (EPD) op te slaan. Meestal heb je in het dossier van de cliënt wel een plek zitten waar je documenten van de cliënt kunt uploaden, waardoor je alles digitaal hebt staan en op de plek waar het hoort. Op die manier is het voor een waarnemer ook makkelijker de informatie terug te vinden.
• Controleer of je computer helemaal is ingericht op de AVG, gegevens zitten veilig in de cloud, je laptop is extra beveiligd tegen diefstal (bitlocker)
• Wanneer is voor het laatste een anti-virus scan gedraaid? Is je virussoftware sowieso nog actueel?
• Kijk of je mappen kunt opschonen en oude bestanden kunt weggooien, hiervoor heb je ook programma’s die dit voor je kunnen doen, zoals CCleaner.
• Is je computer een beetje traag geworden, maak dan een back-up van alle gegevens die op je computer staan en laat je ICT-man de computer een reboot geven, zodat de computer helemaal opnieuw geïnstalleerd wordt. Als je dit zelf kunt doen is dat natuurlijk helemaal handig.

11. Neem je verzekeringen onder loep

Meestal heb je voor jouw praktijk een aantal verzekeringen lopen, te denken valt aan de volgende verzekeringen:

• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering,
• Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen,
• Inboedeldverzekering,
• Rechtsbijstandverzekering
• Klachten- en geschillencommissie

Als je toch even wat meer tijd over hebt tijdens de komkommertijd is het goed om eens te kijken of de verzekeringen nog steeds actueel zijn of dat je er misschien iets in moet aanpassen. Mogelijk kunnen de volgende tips je hierbij helpen:

• Ben je niet oververzekerd? Vaak lopen er via een lidmaatschap van een beroepsvereniging ook allerlei verzekeringen en zijn praktijkhouders soms oververzekerd. Denk bijvoorbeeld aan een rechtsbijstandverzekering/juridische bijstand of een klachtencommissie, dit zit soms ook bij een lidmaatschap van een beroepsvereniging inbeprepen.
• Klopt het verzekerde bedrag nog steeds? Ben je de afgelopen tijd meer gaan verdienen? Heb je een andere praktijktuimte gekregen die groter of kleiner is? Kijk dan eens of het verzekerde bedrag voor beroepsaansprakelijk
• Betaal je niet te veel voor je verzekeringen? Het kan zijn dat je ergens anders een goedkopere verzekering kunt regelen en hiermee geld kunt besparen. Soms is het ook mogelijk om meerdere verzekeringen bij eenzelfde verzekeraar onder te brengen waardoor je pakketkorting kunt krijgen.

Ik hoop dat bovenstaande punten je een beetje kunnen helpen om je praktijkzaken wat beter te organiseren en deze rustigere tijd goed te overbruggen.