PRIVACYBELEID WIEKE AARTS ADVIES

Als je diensten bij mij, Wieke Aarts, afneemt, heb ik gegevens nodig om ervoor zorgen dat ik jouw werkzaamheden op de best mogelijke manier kan oppakken. Maar ik spring altijd zorgvuldig met jouw persoonlijke gegevens om. Ik  draag er zorg voor en bewaar ze veilig. Wat ik met je persoonlijke gegevens doe en waarom ik ze nodig heb, vertel ik hier graag. Als je na het lezen van mijn privacybeleid vragen hebt, neem dan gerust contact met mij op via info@wiekeaartsadvies.nl of op telefoonnummer: 06-411 96 115.

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele privacybeleid vind je op www.wiekeaartsadvies.nl . Ik raad je aan om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent. Je ziet hier altijd de laatste datum van wijziging.
Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 5 maart 2020.

WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN MIJN PERSOONSGEGEVENS?
Wieke Aarts Advies, gevestigd aan de Straatweg 9C, 3604 BA Maarssen, is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

WANNEER IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING?
Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Wieke Aarts Advies verwerkt van iedereen die weleens contact heeft (gehad) met Wieke Aarts Advies, zoals bezoekers, klanten en zakelijke contactpersonen.

WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu. Denk maar aan jouw naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres. Maar ook gegevens zoals je IP-adres of klantnummer zijn persoonsgegevens. En andere gegevens die uniek zijn voor jou, zoals gegevens van jouw cliënten, inloggegevens van softwarepakketten, welke werkzaamheden ik in het verleden voor je heb opgepakt of surfgedrag.

VAN WIE VERWERK IK PERSOONSGEGEVENS EN HOE KRIJG IK DEZE GEGEVENS?
Ik verwerk de persoonsgegevens van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met Wieke Aarts Advies, zoals (zakelijke) klanten, sollicitanten, werknemers en zzp’ers.
Ik krijg de gegevens rechtstreeks van jou, wanneer je mijn website bezoekt, een account aanmaakt en bepaalde gegevens invult of wanneer je contact met mij hebt per (beveiligde) e-mail of telefoon.  In sommige gevallen ontvang ik jouw gegevens van anderen. Ik kan gegevens krijgen van andere zzp’ers, maar alleen wanneer jij die partij toestemming hebt gegeven om bepaalde gegevens aan mij te verstrekken.

WELKE GEGEVENS VERWERK IK VAN JOU, WAARVOOR GEBRUIK IK DIE EN HOELANG WORDEN DEZE BEWAARD?
Gegevens voor het uitvoeren van jouw werkzaamheden
Als jij een opdracht geeft tot het uitvoeren van enkele werkzaamheden, heb ik bepaalde gegevens van je nodig om jouw werkzaamheden te kunnen uitvoeren en je op de hoogte te kunnen houden van de voortgang van de werkzaamheden. Hiervoor verzamel ik sowieso je naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer. Deze gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die je met mij (of met een van mijn samenwerkingspartners) hebt gesloten. Op grond van de wet moet ik de gegevens gerelateerd aan de werkzaamheden 7 jaar bewaren.

Daarnaast verzamel ik mogelijk de inloggegevens van softwarepakketten, waarbinnen de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden en de overige informatie die noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de opdracht zoals: in te voeren cliëntendossiers, contracten met zorgverzekeraars, budgetinformatie, gegevens die nodig zijn ten behoeve van de contractering. Afhankelijk van de werkzaamheden worden deze gegevens 7 of 15 jaar bewaard. In het geval van medische gegevens moet ik de gegevens op grond van de wet 15 jaar bewaren.

Contactgegevens
Je kan tijdens kantoortijden op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag met mij bellen, e-mailen of chatten via Siilo. Ik kan je een volgende keer sneller helpen door jouw gegevens te bewaren. De aantekeningen over het klantcontact bewaar ik dan ook zolang je actief klant bij mij bent. De emailcontacten worden na beëindiging van de overeenkomst van opdracht nog 7 jaar bewaard, tenzij het gaat om medische gegevens die 15 jaar bewaard zullen blijven. Berichten die via Siilo verstuurd worden, worden binnen 30 dagen automatisch gewist.

Gegevens in jouw online account
In jouw persoonlijke account bewaar ik de volgende gegevens: je naam, adres, telefoonnummer, emailadres en betaalgegevens.
In je account bewaar ik ook je bestelgeschiedenis en abonnementen die je hebt afgesloten, zolang je actief klant bij mij bent. Als je 7 jaar niet meer bij mij hebt ingelogd, verwijder ik al jouw gegevens. Daarnaast kun je op ieder moment een verzoek doen om jouw gegevens te laten verwijderen in je account.

Gegevens website
Op mijn website kun je meerdere artikelen en documenten vinden. Ik wil jou dan ook graag helpen om tussen al deze artikelen en documenten te vinden wat je zoekt. Allereerst zorg ik dat mijn website goed werkt zodat jij optimaal kunt surfen. Daarvoor verzamel ik  bij een bezoek aan www.wiekeaartsadvies.nl jouw IP-adres, informatie over je internetbrowser, eventuele taalinstellingen en informatie over de instellingen van het besturingssysteem van de computer of het mobiele toestel waarmee je mijn website bezoekt.

Graag wil ik er ook voor zorgen dat www.wiekeaartsadvies.nl zo relevant mogelijk is door mijn website af te stemmen op jouw persoonlijke voorkeuren. Om dit te kunnen, verzamel ik je zoek-, klik en koopgedrag bij www.wiekeaartsadvies.nl. Ik gebruik deze gegevens voor het in kaart brengen van generieke klantpatronen, zodat ik die op individueel niveau in kan zetten. Daarbij gaat het niet zozeer om de kennis over individuele klanten. Deze gegevens worden gebruikt voor statistieken en worden automatisch verwijderd na 5 jaar.
Je surf, zoek-, en koopgedrag worden verzameld op basis van cookietechnieken, je IP-adres en het advertentienummer dat gekoppeld is aan het apparaat waarmee je surft. Wij doen dit alleen als je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies. Voor cookies geldt een beperkte bewaartermijn en die termijn verschilt per cookie. Leer meer over cookies en hoe je jouw cookievoorkeuren kunt instellen.

Gegevens voor marketing/Gepersonaliseerde e-mails
Soms heb ik nieuwtjes, speciale acties of aanbiedingen die ik met je willen delen. Ik deel die graag via e-mail. Als je bij mij een account hebt en/of door mij één of meerdere werkzaamheden hebt laten oppakken, e-mail ik je informatie over nieuwtjes voor vrijgevestigde GGZ-praktijken in het algemeen, nieuwe producten en van Wieke Aarts Advies en aanbiedingen.

SOCIAL MEDIA
Als je social media zoals Facebook gebruikt, kun je via ‘like en share’ knoppen berichten, artikelen of documenten van Wieke Aarts Advies die je leuk, nuttig of handig vindt, met je vrienden delen op je social media account. Wieke Aarts Advies krijgt geen toegang tot jouw social media account. Ik raad  je aan om het privacybeleid van de social media partijen waar jij een account hebt, goed door te nemen zodat je weet hoe je gegevens worden gebruikt en hoe jij je instellingen kunt aanpassen.

EBOOKS BEVEILIGING
Voor een deel van mijn inkomsten ben ik afhankelijk van de inkomsten van ebooks. Daarom vind ik illegaal kopiëren van ebooks vervelend. De ebooks die ik verkoop zijn dan ook voorzien van een watermerkbeveiliging. Het watermerk heeft zichtbare en onzichtbare kenmerken en voorziet de pagina’s van de ebooks van unieke gegevens. Met het watermerk kan ik nagaan wie het boek heeft besteld.

MET WIE WORDEN JOUW GEGEVENS GEDEELD?
Zzp’ers
Om jouw werkzaamheden zo snel mogelijk te kunnen oppakken, ook tijdens drukke tijden, vakantie, ziekte en afwezigheid, werk ik samen met zzp’ers. Deze zzp’ers ontvangen met jouw goedkeuring (via de verwerkersovereenkomst) de gegevens die nodig zijn om de werkzaamheden zo goed mogelijk op te pakken. Je kunt hierbij denken aan een patiëntcode, inloggegevens van het softwarepakket, jouw bedrijfsgegevens, klantnummer.

Daarnaast werk ik samen met andere zzp’ers die mij ondersteunen bij de bedrijfsvoering. Je kunt hierbij denken aan: het inboeken van mijn administratie, officemanagement, het inplannen van klantafspraken, juridische ondersteuning. Hiervoor werk ik samen met met zzp’ers zoals: Felice Snel, Roekiea Badoella (Ephraim Belastingzaken & Boekhouding), Shyng Cheng (Huis-Meesters). Zij hebben toegang tot mijn agenda, de urenregistratie die ik bijhoud en de notities en e-mails van het klantcontact dat ik met jou heb. Ik deel alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht die de zzp’er voor mij uitvoert.

Andere externe dienstverleners
Ik schakel ook andere externe dienstverleners in om te helpen met verschillende dingen. Soms hebben zij daar ook persoonsgegevens voor nodig. Ik deel alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht die de externe dienstverlener voor mij uitvoert. Ik verkoop je gegevens niet aan deze dienstverleners of andere derde partijen. En met alle externe dienstverleners sluit ik overeenkomsten waarin ik afspreek wat ze met de gegevens mogen doen.  De werkzaamheden die mijn externe dienstverleners voor mij uitvoeren zijn:

• het ondersteunen bij het leveren van mijn digitale diensten zoals de hosting, onderhoud en ondersteuning van onze website;
• het ondersteunen bij mijn advertentie- en marketingcampagnes;
• het leveren van financiële diensten, zoals betaaldiensten, incassobureaus en kredietinformatiebureaus.

De overheid
Soms moet ik persoonsgegevens doorgeven aan de overheid. Dit kan zich allereerst voordoen als bepaalde overheidsinstellingen deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, zoals de Belastingdienst. Ook kan de politie of justitie bepaalde gegevens nodig hebben in het geval van fraude of misbruik. Tot slot kunnen bepaalde toezichthouders toegang tot persoonsgegevens krijgen in het kader van een onderzoek.

Alleen op jouw verzoek: met andere bedrijven
Als jij dat wilt, geef ik je persoonsgegevens ook aan andere bedrijven door, bijvoorbeeld als je gebruik wilt maken van een nieuw softwarepakket. Dit doe ik dan alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming.

WAAR SLA IK JOUW GEGEVENS OP?
Ik sla jouw gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Het kan echter voorkomen dat bepaalde gegevens die ik verzamel, worden doorgegeven aan of opgeslagen op een bestemming buiten de EER, bijvoorbeeld omdat een van mijn externe dienstverleners daar gevestigd is. Wanneer hiervan sprake is, zorg ik dat dit gebeurt op een veilige en rechtmatige manier.

HOE WORDEN JOUW GEGEVENS BEVEILIGD?
Wieke Aarts Advies neemt veel maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Zowel op organisatorisch als technisch gebied. Ik maak gebruik van specialisten die ik inhuur en die werken aan het beveiligen van mijn systemen en het zoeken naar kwetsbaarheden. Door een strenge toegangscontrole zorg ik dat jouw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers (ook ingehuurde zzp’ers) waarvoor het noodzakelijk is dat zij daarmee werken. Daarnaast laat ik bij Wieke Aarts Advies regelmatig mijn beveiliging toetsen door externe experts. Geef ik jouw gegevens aan iemand anders? Dan eis ik dat die ander net zo zorgvuldig met jouw gegevens omgaat als ik. Mocht je het gevoel hebben dat dit niet gebeurt, laat het me dan weten via info@wiekeaartsadvies.nl .

HOE GA IK OM MET GEGEVENS VAN KINDEREN?
Mijn dienstverlening is niet gericht op kinderen. Dit betekent dat het inhuren van Wieke Aarts Advies door klanten jonger dan 18 jaar alleen is toegestaan met de nadrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.

WELKE RECHTEN KUN JIJ UITOEFENEN MET BETREKKING TOT JOUW GEGEVENS?
Recht op informatie
Jij hebt het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe ik met jouw persoonsgegevens omga en welke rechten jij in dat verband kan uitoefenen. In dit privacybeleid heb ik daarom uitgebreid uitgelegd welke gegevens ik van jou verzamel en hoe ik met jouw gegevens omga.

Recht op inzage
Jij hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die ik over jou beschikbaar heb. Je kunt dit per e-mail aanvragen via info@wiekeaartsadvies.nl. Aanvragen verwerk ik binnen uiterlijk 30 dagen.

Recht op correctie
Jij hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn. Je kunt dit per e-mail aanvragen via info@wiekeaartsadvies.nl. Aanvragen verwerk ik binnen uiterlijk 30 dagen.

Recht om bezwaar te maken
Jij hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens als jij het niet eens bent met de manier waarop ik jouw persoonsgegevens verwerk. Dit recht geldt voor de gegevens die ik gebruik voor direct marketing. Zo kun je mij vragen om jouw gegevens niet langer te gebruiken voor de nieuwsbrief. Je kunt jezelf direct uitschrijven door middel van een link die je in de nieuwsbrief vindt of je kunt dit per e-mail aanvragen via info@wiekeaartsadvies.nl. Aanvragen verwerk ik binnen uiterlijk 30 dagen.
Daarnaast geldt dit recht ook voor andere gegevens die ik van je gebruik op basis van mijn gerechtvaardigd belang. Je kunt dit per e-mail aanvragen via info@wiekeaartsadvies.nl. Aanvragen verwerk ik binnen uiterlijk 30 dagen.

Recht op dataportabiliteit
Jij hebt het recht om gegevens die jij aan mij hebt gegeven in het kader van de overeenkomst(en) die je met mij hebt gesloten te ontvangen in een machine-leesbaar formaat, zodat jij deze gegevens kan bewaren in een database van jou of van een andere partij. Dit betreffen jouw naam-, adres- en woonplaatsgegevens en bestelgeschiedenis. Je kunt dit per e-mail aanvragen via info@wiekeaartsadvies.nl. Aanvragen verwerk ik binnen uiterlijk 30 dagen.

Recht op beperking
Jij hebt het recht om beperking van de verwerking van jouw gegevens te verzoeken. Dit betekent dat ik jouw gegevens mag bewaren maar niet gebruiken. Dit recht ontstaat in een aantal gevallen. Als je van mening bent dat hier sprake van is, kun je contact met mij opnemen via info@wiekeaartsadvies.nl.

Recht om vergeten te worden/verzoek om account te verwijderen
Jij hebt het recht om mij te verzoeken om alle gegevens die ik van jou heb te verwijderen. Wanneer jij een verzoek indient om jouw account en/of gegevens te verwijderen, zal ik gegevens verwijderen die tot jou herleidbaar zijn behalve de gegevens die ik op basis van de wet moet of mag bewaren. Je kunt dit per e-mail aanvragen via info@wiekeaartsadvies.nl. Aanvragen verwerk ik binnen uiterlijk 30 dagen.

Klachtenrecht
Jij hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop ik met jouw gegevens omga. Wanneer jij een klacht hebt, dan los ik dat het liefst zelf met je op. Neem daarvoor contact met mij op via info@wiekeaartsadvies.nl . Als het niet lukt om jouw klacht samen op te lossen dan wil ik je er op wijzen dat je het recht hebt om je met jouw klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

VRAGEN?
Als je nog vragen hebt over de wijze waarop Wieke Aarts Advies met persoonsgegevens omgaat, neem dan gerust contact met mij op via info@wiekeaartsadvies.nl. Ik help je graag.