Administratiecoaching

Ziet u ook als een berg op tegen uw administratie en weet u niet waar u moet beginnen? Liggen er nog oude DBC’s die afgesloten moeten worden of zijn er nog oude declaraties die afgewezen zijn en opgepakt moeten worden met de zorgverzekeraar? Is de berg met achterstallige administratie niet meer te overzien?

Ik zet er graag de schouders onder en zorg er samen met u voor dat uw administratie weer helemaal op orde komt.  Ik coach u bij het oppakken en wegwerken van uw administratie en help u met:

  • Het in kaart brengen van wat er moet gebeuren;
  • Prioriteiten stellen;
  • De achterstallige administratie wegwerken;
  • Het uit handen nemen van behandelingenregistratie, facturatie, telefoontjes met zorgverzekeraars, contracten invoeren, afgewezen declaraties afhandelen;
  • Een werkplanning maken voor de komende tijd en hoe we een achterstand kunnen voorkomen;

Daarnaast kijk ik ook graag met u hoe zaken efficiënter opgepakt kunnen worden.

WAT LEVERT HET U OP?
  • Een geordende administratie;
  • Een stok achter de deur;
  • Meer plezier in het oppakken van uw administratie;
  • Meer tijd over voor het echte werk;
  • Een opgelucht gevoel als alles weer helemaal op orde is.

Budgetmonitor

Als u contracten met zorgverzekeraars heeft afgesloten dan bent u gebonden aan omzetplafonds. Maar hoe zorgt u er voor dat u met alle lopende behandelingen binnen uw omzetplafonds blijft en wat moet er gebeuren als er een overschrijding dreigt aan te komen? Hoe zou het zijn als u hier helemaal niets voor hoeft te doen en u maandelijks of per kwartaal op de hoogte wordt gehouden van uw budgetverbruik en de mogelijke overschrijdingen die dreigen?

Ik help u graag met:

  • Het opstellen van een persoonlijke budgetmonitor die is afgestemd op uw wens;
  • Het in kaart brengen van het budgetverbruik per verzekeraar;
  • Het signaleren van dreigende budgetoverschrijdingen/budgettekorten;
  • Het contact opnemen met zorgverzekeraars voor een eventuele budgetophoging;
  • Creatieve oplossingen bij daadwerkelijke overschrijdingen zodat u zo min mogelijk geld hoeft terug te betalen aan de zorgverzekeraars.
WAT LEVERT HET U OP?
  • Periodiek inzicht in het verbruik van uw budgetten;
  • Op tijd een signalering wanneer er een overschrijding dreigt aan te komen;
  • Ophoging van uw omzetplafonds (daar waar mogelijk);
  • Geen terugbetalingen aan zorgverzekeraars na 2 tot 3 jaar;
  • Meer tijd over voor het echte werk.

Contractering

Als u gecontracteerd werkt dan moet u van mei tot en met oktober contracten afsluiten met zorgverzekeraars. Dit is een tijdrovende klus die vaak gepaard gaat met de nodige deadlines. U moet vragenlijsten invullen en kleine lettertjes doornemen en eigenlijk heeft u hier helemaal geen zin in  en geen tijd voor.

Daarnaast worden de eisen van de verzekeraars ieder jaar weer strenger ten aanzien van kwaliteit: regionale samenwerking met andere zorgaanbieders, keurmerk Stichting Kwaliteit in de Basis GGZ (KIBG), in- en uitstroomcriteria naar elders in de keten, een procedure voor niet geobjectiveerde verwijzing, een website met praktijkinformatie, aansluiting bij een crisisdienst etc.  U vraagt zich mogelijk af of u er nog wel goed aan doet om gecontracteerd te blijven werken.

Kleine lettertjes is echt mijn ding en daar ga ik helemaal in op. Ik breng de administratieve lasten voor uw praktijk in kaart en ondersteun daar waar nodig om aan de contractuele verplichtingen te kunnen voldoen.

Graag help ik u met:

  • Het in de gaten houden van deadlines per zorgverzekeraar;
  • Een samenvatting geven van de belangrijkste inkoopeisen per zorgverzekeraar;
  • Vragenlijsten invullen en versturen (+ benodigde documenten aanleveren);
  • Contracten doornemen;
  • Onduidelijke punten uit contracten bespreken met zorgverzekeraars;
  • Een samenvatting maken van belangrijkste wijzigingen ten aanzien van uw praktijkvoering;
  • Een inschatting maken of aangeboden budget toereikend is;
  • Het adviseren per verzekeraar of het voor uw praktijk verstandig is om te contracteren of niet met daarbij een onderbouwing;
  • Het afsluiten van contracten;
  • Een samenvatting versturen van tarieven en budgetten.
WAT LEVERT HET U OP?
  • Deadlines worden behaald;
  • Een overzichtelijke samenvatting van alle administratieve verplichtingen voor het betreffende contractjaar;
  • Een kritisch advies voor het wel of niet contracteren met zorgverzekeraars;
  • Voldoen aan contractuele verplichtingen;
  • Meer tijd over voor het echte werk.

En mocht u toch graag zelf de contractering in eigen hand willen houden maar op de hoogte gehouden worden van de deadlines en ins- en outs van de contracten per zorgverzekeraars? Dan kunt u zich abonneren op de nieuwsbrief ‘Contractering Zorgverzekeraars ZGP’.

Eigen praktijk starten

Als u uw eigen GGZ-praktijk wilt opzetten zijn er naast het huren van een praktijkruimte en het zoeken van cliënten nog een aantal andere administratieve zaken waar u rekening mee moet houden, zoals: aanmelden bij organisaties als KvK, Vektis, VECOZO, BIG-register, DIS, Zorgmail, SVB-z, SVR, het uitzoeken van een EPD-pakket en de inrichting er van, het opzetten van een praktijkwebsite met verplichte praktijkinformatie, opstellen kwaliteitsstatuut, uitzoeken ROM-pakket en eHealthpakket, opstellen praktijktestament.

Mijn hart ligt nog steeds bij startende ondernemingen en ik help ze graag op weg om uiteindelijk uit de bloeien tot een succesvolle organisatie. De begeleiding van startende praktijken gaat bij mij vaak gepaard met een flinke dosis enthousiasme. Ik denk graag mee in de bedrijfsvoering en kan veel tips en adviezen geven naar aanleiding van mijn eigen ervaring op het gebied van ondernemerschap.

Ik help u graag bij:

  • Het uitkiezen van een elektronisch patiënten dossier (EPD);
  • Het aanvragen van alle benodigde accounts zoals DIS (certificaat), SVR, ROM, Zorgmail, Famed, VECOZO, UZI (UZI-pas en servercertificaat);
  • Het opstellen van een kwaliteitsstatuut;
  • Het opstellen van een praktijktestament;
  • Het opzetten van een website;
  • Het opstellen van een praktijkfolder;
  • De inrichting van het administratieve proces met betrekking tot cliënten;
  • Het maken van een keuze in contractvrij werken of gecontracteerd werken;
  • Het uitzoeken van verzekeringen op het gebied van de eigen praktijk (zoeken naar een samenwerkingspartner);
  • De inrichting van de financiële administratie binnen de eigen praktijk;
  • Het voldoen aan de richtlijnen van de beroepsorganisatie;
  • De voorbereiding van de verplichtingen uit de Wkkgz (opzetten incidentenregistratiesysteem, aansluiting klachten- en geschillencommissie, kwaliteitssysteem opzetten).
WAT LEVERT HET U OP?
  • Goed ingerichte administratie;
  • U kunt direct aan de slag met uw softwarepakket;
  • U voldoet aan de wet- en regelgeving;
  • U voldoet aan de protocollen en richtlijnen van de beroepsverenigingen;
  • U houdt meer tijd over voor het echte werk.

Kwaliteitsmanagement

Vanuit de Wkkgz is het verplicht om een kwaliteitsmanagementsysteem te hebben binnen uw GGZ-praktijk of GGZ-instelling. Voor kleine praktijken houdt dit in dat er voldaan moet worden aan de kwaliteitseisen van de beroepsverenigingen en dus de verplichtingen voor herregistratie en kwaliteitsvisitatie. Voor GGZ-instellingen is het vanuit het Model Kwaliteitsstatuut verplicht om in het bezit te zijn van een kwaliteitscertificaat HKZ of ISO, anders wordt de zorg niet vergoed door de zorgverzekeraar.

Maar hoe zorgt u ervoor dat u voldoet aan de kwaliteitseisen van de beroepsvereniging of de eisen van de ISO- of HKZ-norm? Bent u op de hoogte van deze eisen en wat moet u doen om er voor te zorgen dat u dat felbegeerde kwaliteitscertificaat behaalt?

Kwaliteitsmanagement is mij op het lijf geschreven en ik informeer u graag over de eisen vanuit de beroepsverenigingen en kwaliteitsnormen en ondersteun u daar waar nodig bij het opzetten en implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem. Al ruim 6 jaar ondersteun ik diverse GGZ-instellingen bij het jaarlijks behalen en behouden van HKZ- en ISO-certificaten. Het is me nog niet eerder voorgekomen dat een certificaat niet behaald of verlengd is. Ik weet daarom als geen ander wat er moet gebeuren om dat kwaliteitscertificaat binnen te halen.

Heeft u een GGZ-instelling? Dan help ik u graag met:

  • Het opzetten en implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem;
  • Projectmanagement bij implementatie;
  • Ondersteuning bij het opstellen van o.a. meerjarenbeleid, contextanalyse, kwaliteitsdoelstellingen, jaarplanning, handboek kwaliteit, risico-inventarisatie, documentenbeheer, incidentenregister, register met verbetermaatregelen;
  • Het uitvoeren van interne audits;
  • Ondersteuning bij het opstellen van een directiebeoordeling;
  • Ondersteuning bij externe certificering;
  • Het onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Heeft u een GGZ-praktijk? Dan hoeft u geen HKZ- of ISO-certificaat te hebben, maar moet u wel voldoen aan de verplichtingen van de beroepsverenigingen.  Ik help u graag met:

  • Voorbereiding op kwaliteitsvisitatie en het nalopen van verplichte onderdelen met betrekking tot de dossiervorming;
  • Het opzetten van een incidentenregistratiesysteem;
  • Het opzetten van een register verwerkingsactiviteiten en datalekkern (Avg);
  • Voldoen aan kwaliteitseisen beroepsverenigingen;
  • Opstellen verbeterplan ter voorbereiding op kwaliteitsvisitatie.
WAT LEVERT HET U OP?
  • Een goed geïmplementeerd of onderhouden kwaliteitsmanagementsysteem dat voldoet aan ISO of HKZ-norm of de eisen van de beroepsvereniging;
  • ISO- of HKZ-certificaat of certificaat van kwaliteitsvisitatie beroepsvereniging;
  • U houdt meer tijd over voor het echte werk.

Praktijktestament

Vanuit de beroepscode en de eisen vanuit de beroepsverenigingen is het verplicht om de continuïteit van zorg voor uw cliënten goed te regelen in het geval van afwezigheid, vakantie, ziekte en bij- of nascholing. De meeste praktijken hebben wel een waarnemer tijdens vakantie en ziekte, maar hoe is de continuïteit van zorg voor uw cliënten geregeld als u plotseling komt te overlijden?

Als u dit nog niet goed geregeld heeft dan stel ik graag samen met u een praktijktestament op. In dit praktijktestament wordt opgenomen:

  • Wie uw cliënten informeert bij overlijden;
  • Wie de verdere administratieve afhandelingen van het stopzetten van de praktijk regelt en hoe dit wordt geregeld;
  • Waar zich de administratie bevindt en met welke wachtwoorden de administratie toegankelijk is;
  • Hoe wordt omgegaan met de bewaartermijn van de dossiers.

Er zijn veel zaken die geregeld moeten worden bij overlijden waar u misschien in eerste instantie niet direct zelf aan zult denken. Met het opstellen van een dergelijk praktijktestament wordt u gedwongen om uw zaken goed te regelen, waardoor de cliënt ook de beste zorg krijgt ook na uw overlijden.

WAT LEVERT HET U OP?
  • Een praktijktestament dat voldoet aan de eisen van de beroepsverenigingen;
  • Continuïteit van zorg voor uw cliënten na overlijden.

Van praktijk naar instelling

Veel praktijkhouders denken erover na om hun praktijk om te zetten in een GGZ-instelling. Met een GGZ-instelling is er meer ruimte voor groei en kunnen medebehandelaren makkelijker ingezet worden. Maar wat komt er allemaal kijken bij het opzetten van een GGZ-instelling?

Voor het opzetten van een GGZ-instelling zijn een aantal organisatorische handelingen noodzakelijk zoals:

  • Opstellen statuten;
  • Opstellen bedrijfsplan;
  • Het aanvragen aan van een toelating WTZi;
  • Inschrijving KvK;
  • Opstellen kwaliteitsstatuut;
  • Opstellen professioneel statuut;
  • Aanmelding Vektis, VECOZO, DIS, SBG, UZI etc.;
  • Opzetten kwaliteitsmanagementsysteem;
  • Behalen HKZ- of ISO-certificaat;
  • Opzetten cliëntenraad;
  • Voldoen aan eisen WTZi (wachttijden, klachten- en geschillencommissie, incidentenregister, kwaliteitsstatuut);
  • Softwarepakket uitzoeken: EPD, ROM, eHealth;
  • Inrichting/aanpassing softwarepakket (extra locatie, aansluiting SBG etc.).

Het is fijn om bij deze administratieve lasten ondersteuning te krijgen van een expert die weet wat er allemaal moet gebeuren. Sinds 2008 ben ik werkzaam als projectleider bij de implementaties van GGZ-instellingen en weet als geen ander wat er komt kijken bij het opzetten ervan. Ik kan u adviseren bij de overstap maar ook ondersteunen bij de uitvoering er van. Ik zet er graag de schouders onder en houd van snel handelen waardoor de instellingsstatus en certificering in een paar maanden geregeld zijn.

WAT LEVERT HET U OP?
  • Registratie als GGZ-instelling;
  • Geïmplementeerd en onderhouden kwaliteitsmanagementsysteem;
  • HKZ- of ISO-certificering;
  • Geïmplementeerd softwarepakket dat klaar is voor gebruik;
  • Voldoen aan wet- en regelgeving GGZ-instellingen op administratief gebied.

Voorbereiding op visitatie

Iedere 5 jaar moet u verplicht een herregistratie of kwaliteitsvisitatie vanuit uw beroepsvereniging ondergaan, zodat u mag blijven behandelen als psychiater, klinisch psycholoog, psychotherapeut of GZ-psycholoog. Veel praktijkhouders vinden dit een spannende aangelegenheid en willen graag goed voorbereid hun kwaliteitsvisitatie in gaan.

Omdat ik sinds 2008 werk met GGZ-praktijken en ook met kwaliteitsvisiteurs van de beroepsverenigingen weet ik wat er moet gebeuren om u goed voor te bereiden op uw kwaliteitsvisitatie.

Op basis van een checklist doorloop ik samen met u alle onderdelen van de kwaliteitsvisitatie en besteden we onder andere aandacht aan:

  • Proces van aanmelding, indicatiestelling, intake, behandeling, evaluatie;
  • Dossiervorming;
  • Intervisie;
  • Praktijktestament;
  • Sturen op functioneren;
  • Voldoen aan wet- en regelgeving (Wkkgz, Avg, Wgbo etc.).

Aan de hand van de checklist vullen we samen de vragenlijst voor de kwaliteitsvisitatie in en stellen we een verbeterplan op ter voorbereiding op de daadwerkelijke visitatie. En daar waar nodig kan ik u ondersteuning bij de uitvoering van het verbeterplan.

WAT LEVERT HET U OP?
  • Voldoen aan kwaliteitseisen beroepsverenigingen;
  • Dossiers op orde;
  • Voldoen aan wet- en regelgeving;
  • Verbeterplan ter voorbereiding op kwaliteitsvisitatie;
  • U kunt met een gerust gevoel starten aan uw kwaliteitsvisitatie.

Wet en regelgeving

Jaarlijks worden de nodige wijzigingen doorgevoerd binnen de wet- en regelgeving in de GGZ. Zo worden ieder de jaar alleen al de beleidsregels voor de Gespecialiseerde GGZ en de Generalistische Basis GGZ aangepast. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw praktijk ook voldoet en blijft voldoen aan deze veranderende wet- en regelgeving.

Ik zorg er voor dat ik op de hoogte ben van de laatste wet- en regelgeving en help u graag bij:

Ik help u graag bij:

  • Het jaarlijks informeren over de wettelijke wijzigingen en informeren wat de consequenties hiervan zijn voor uw praktijk;
  • Het controleren of alle wetten wel goed worden nageleefd binnen uw praktijk;
  • Het implementeren van wettelijke wijzigingen.
WAT LEVERT HET U OP?
  • U voldoet aan wet- en regelgeving in de GGZ;
  • U houdt meer tijd over voor het echte werk.