Hoe bewaak ik mijn budgetten?

Een stappenplan om te voorkomen dat u buiten uw omzetplafonds gaat.

Vanaf 2012 waren er al enkele verzekeraars die startten met budgetten, ook wel omzetplafonds genoemd. In 2013 kwamen meer verzekeraars op het idee om een maximum te verbinden aan het totaalbedrag van de declaraties in één jaar. En in 2014 is het omzetplafond niet meer weg te denken als u een gecontracteerde zorgaanbieder bent. Maar hoe zorgt u er nou voor dat u niet meer declareert dan het omzetplafond dat genoemd wordt in uw contracten? In dit artikel vindt u een stappenplan hoe u binnen uw omzetplafonds kunt blijven.

Stap 1: Breng uw budgetten in kaart
Het eerste wat u moet doen is uitzoeken hoe hoog uw omzetplafonds nou eigenlijk zijn. Zoek alle contracten er bij en neem deze grondig door. Sommige EPD-leveranciers bieden de mogelijkheid om uw omzetplafonds te noteren in uw software. Als u niet beschikt over een EPD-pakket waarin dit mogelijk is dan kunt u ook een lijstje maken in Excel of zelfs in Word.

Stap 2: Monitor uw budgetten
Als u heeft uitgezocht hoe hoog de budgetten zijn dan kunt u aan de slag met het monitoren van uw omzetplafonds. Hiervoor kunt u soms gebruik maken van een ingebouwde rapportage in uw EPD-pakket. Vraag bij uw softwareleverancier na of zo’n rapportage bestaat en wat de kosten zijn om de rapportage te gebruiken.

Als u niet beschikt over een standaardrapportage om uw budgetten te bewaken dan kunt u dit ook zelf bijhouden. Uit ervaring kan ik u vertellen dat hier meestal wel wat tijd in gaat zitten. Er zijn verschillende manieren waarop u kunt berekenen hoeveel u al verbruikt heeft van uw budget. Ik zal hieronder een aantal manieren met u bespreken:

Manier 1:         formule: totaal aantal minuten / 60 x €93,- = ruwe schatting verbruikt budget
Neem alle DBC’s van 1 verzekeraar die gestart zijn in een zeker jaar, bijvoorbeeld 2013. Tel het aantal minuten van alle DBC’s bij elkaar op. Deel het totaal aantal minuten door 60 en u weet hoeveel uur u behandeld heeft. Vermenigvuldig tot slot het aantal uren met €93,-. Op die manier heeft u een ruwe schatting van de omzet die verbruikt is van het plafond.

Manier 2:         formule: totaal € alle productgroepcodes x % verzekeraar = exact verbruikt budget Als u nauwkeuriger wilt weten hoeveel budget u al verbruikt heeft, dan neemt u de productgroepcode van iedere DBC van een verzekeraar, gestart in een zeker jaar, bijvoorbeeld 2013. Iedere productgroepcode heeft een bepaalde waarde. U kunt in de tarievenlijsten van de NZa opzoeken welke waarde de DBC heeft. Als u deze waardes bij elkaar optelt en het totaal vermenigvuldigt met de prijsafspraak van de verzekeraar dan weet u exact hoeveel u al verbruikt heeft.

Manier 3:         formule 1: min. / dagen x 365 = schatting totaal aantal min. DBC bij sluit          <
Maar met de twee eerste formules weet u nog steeds niet hoeveel budget u nog gaat gebruiken. Dit kunt u uitrekenen door het totaal aantal minuten van de DBC’s van een verzekeraar te nemen, die gestart zijn in een bepaald jaar, bijvoorbeeld 2013. Deel het aantal minuten door het aantal dagen dat de DBC open staat. Op die manier weet u het gemiddeld aantal minuten per dag. Als u het gemiddeld aantal minuten vermenigvuldigt met 365 dagen dan weet u ongeveer op hoeveel minuten u uitkomt als er een jaar verstreken is.

Het kan voorkomen dat uw DBC’s geen jaar open staan. U kunt in plaats van 365 dagen ook de gemiddelde DBC duur van 10 maanden nemen. Dan moet u het gemiddeld aantal minuten per dag vermenigvuldigen met 304 dagen.

Als u een schatting van de totale tijd weet en u weet de hoofdgroepdiagnose dan kunt u in de NZa tarievenlijst opzoeken hoeveel er betaald zou worden voor een dergelijke DBC. Als u alle bedragen bij elkaar optelt en vermenigvuldigt met het percentage van de zorgverzekeraar dan heeft u een schatting van het totaal benodigde budget.

Manier 4:        Schatting totaal aantal minuten + diagnose = productgroepcode
Als u formule 3 te ingewikkeld vindt dan kunt u uiteraard ook zelf een schatting maken van het totaal aantal minuten dat u nodig heeft om de cliënt te behandelen. Vervolgens zoekt u wel in de tarievenlijst van de NZa op welk bedrag er bij de DBC hoort. Als u alle bedragen bij elkaar optelt en vermenigvuldigt met het percentage van de zorgverzekeraar dan heeft u een schatting van het totaal benodigde budget.

Zorg dat u ten minste 1x per maand één van bovenstaande manieren gebruikt om uw omzetplafonds te monitoren om niet voor onverwachte verrassingen te komen staan. In de contracten staat vaak vermeld dat u de behandeling van een cliënt niet mag stopzetten als het omzetplafond bereikt is. En als u over het omzetplafond bereikt is dan vordert de verzekeraar het teveel betaalde bedrag terug. En het zou toch vervelend zijn als u aan het einde van het jaar een bedrag moet terugbetalen?

Stap 3: Voer een cliëntenstop door
Als u merkt dat u bij een bepaalde verzekeraar boven uw omzetplafond dreigt uit te komen voer dan per direct een cliëntenstop in voor die verzekeraar. Geef dit direct door aan uw verwijzers en plaats een bericht op uw website dat u geen nieuwe cliënten meer aanneemt voor de betreffende verzekeraar. Op die manier weten nieuwe cliënten dat zij op zoek moeten gaan naar een andere behandelaar.

Als u gedurende het jaar nog ruimte over heeft omdat een cliënt bijvoorbeeld eerder dan verwacht uit behandeling gaat, dan kunt het bericht op uw website weer weghalen of aanpassen. Zorg ook dat u weer aan de verwijzers doorgeeft dat u weer ruimte heeft voor een nieuwe cliënt.

Stap 4: Verdeel cliënten over het jaar door middel van een wachtlijst
In de meeste contracten staat vermeld dat u het budget gelijkmatig moet verdelen over het hele jaar. U kunt dit eigenlijk alleen maar doen met een wachtlijst. Als u merkt dat veel cliënten zich tegelijk aanmelden geef dan aan dat u tijdelijk een wachtlijst heeft voor een betreffende verzekeraar. Neem de cliënt pas na 1 of 2 maanden in behandeling (als dat verantwoord is), zodat er spreiding van het budget ontstaat. Let er wel op dat u de wachttijd vermeld op uw website. Dit is wettelijk verplicht zodat de cliënt op de hoogte is dat hij of zij mogelijk moet wachten.

Stap 5: Neem tijdig contact op met de verzekeraar
Als u denkt het omzetplafond te overstijgen, neem dan op tijd contact op met de verzekeraar om een eventuele ophoging van het budget aan te vragen. Een aantal verzekeraars staat hier nog wel open voor, maar alleen als u een gedegen onderhanden werkpositie kunt overleggen waarin staat dat u het omzetplafond bijna bereikt heeft.

Als een verzekeraar niet open staat voor ophoging van het omzetplafond dan is het toch goed om door te geven dat u een cliëntenstop inlast. Op die manier weet de verzekeraar ook dat er te weinig zorg ingekocht is bij uw praktijk.

Downloads
-Tarievenlijst NZa 2013
-Tarievenlijst NZa 2014