Blog

Factureren per 1 juli: Waar moet u op letten?

Wees goed voorbereid met uw software voor een vlotte afhandeling

Vanaf 1 juli is het dan eindelijk zo ver. U kunt dan de behandelingen factureren die gestart zijn in 2014. Het heeft heel wat voeten in aarde gehad voor softwareleveranciers en zorgverzekeraars maar op 1 juli zijn de meesten dan ook echt zo ver. Maar bent u er eigenlijk al wel klaar voor om op 1 juli te factureren? In dit artikel som ik alle belangrijke punten nog een keer voor u op waar op moet letten als u behandelingen uit 2014 gaat factureren.

Zorg voor een correcte registratie in de GBGGZ
Vanaf 2014 is de GBGGZ geïntroduceerd. Met deze introductie van dit zorgechelon kwam er ook een nieuwe vorm van registratie. Een aantal zaken zijn nieuw bij het registreren van eerstelijns zorg. Let er op dat u de volgende punten goed geregistreerd heeft in uw software:

•    Schatting vooraf welk product u gaat verbruiken: Kort, Middel, Intensief  of Chronisch
•    Het product dat u uiteindelijk wilt declareren
•    GAF-scores
•    Of er ROM-vragenlijsten zijn afgenomen.

Heeft u de verwijzing van de huisarts op orde?
Vanaf dit jaar moet de verwijzing van de huisarts er iets anders uitzien. Zo moet bijvoorbeeld de AGB-code van de huisarts er op staan en er moet opstaan of het een verwijzing voor de GBGGZ of SGGZ betreft. Hoewel de huisarts de verwijzing moet opstellen, bent u uiteindelijk verantwoordelijk voor een correcte verwijzing. De zorgverzekeraar van de cliënt kan hier om vragen. Als uiteindelijk blijkt dat de verwijzing niet op orde is dan kan het bedrag van de declaratie teruggevorderd worden. En in het geval dat de cliënt zelf betaalt hoeft de cliënt niets te betalen. Zorg er daarom voor dat u altijd een correcte verwijzing heeft.

Maar in welke gevallen moet u nou een nieuwe verwijzing hebben voor de GBGGZ of SGGZ?
U dient een verwijzing te hebben in de volgende situaties:

•    Nieuwe cliënt meldt zich aan na 1 januari voor GBGGZ of SGGZ.
•    Bestaande cliënt gaat over van de DBC’s naar de GBGGZ in 2014 met dezelfde primaire diagnose.
•    Bestaande cliënt wordt verder behandeld in 2014 onder een andere primaire diagnose dan waarvoor hij/zij in 2013 in behandeling was.

Als uw cliënt dus in 2013 al in de tweede lijn in behandeling was en in 2014 verder gaat in de SGGZ dan hoeft u geen nieuwe verwijzing te hebben van de huisarts. Wel moet u kunnen aantonen dat er ooit een eerdere verwijsbrief is overhandigd als er om gevraagd wordt.

Wilt u weten wat er precies op een verwijsbrief moet staan? Kijk dan hier.

Is de zorgvraagzwaarte correct geregistreerd?
Vanaf begin dit jaar gaat er een zorgvraagzwaarte mee op de factuur. Deze kan variëren van 0 tot en met 7. Deze zorgvraagzwaarte wordt gebaseerd op basis van de primaire diagnose, de nevendiagnoses, de psychosociale omgevingsfactoren en de GAF-scores. Ik merk de laatste tijd dat veel praktijkhouders alleen de primaire diagnose registreren en geen nevendiagnoses en psychosociale omgevingsfactoren. Hierdoor ontbreken er punten op de zorgvraagzwaarte-indicator. Dit kan al snel 2 punten schelen. Zorg er dus voor dat u alle DSM-assen vult en niet alleen de primaire diagnose aangeeft.

Het vermoeden bestaat namelijk dat in de toekomst aan de hand van de zorgvraagzwaarte gecontracteerd zal worden of dat de budgetten hierop aangepast zullen worden.

Indirecte tijd en directe tijd mee op factuur
Net als de zorgvraagzwaarte gaat ook de directe en indirecte tijd voortaan mee op de factuur. Snijd uzelf niet in de vingers en registreer alle patiëntgebonden tijd. Vaak worden telefoontjes en e-mailcontact vergeten bij de registratie. Sommige ZGP-ers denken: “Het was maar 5 minuten, laat maar zitten.” Als u dit vaak doet dan loopt u eindelijk misschien wel inkomsten mis. Daarnaast zou het een verkeerd beeld afgeven naar de zorgverzekeraar als u minder tijd schrijft dan dat u uiteindelijk bezig bent geweest.

Staan de verzekeringskoepels en maatschappijen goed in uw software?
Ieder jaar zijn er weer veranderingen in de UZOVI-codes van de verzekeraars. Er komen nieuwe verzekeringsmaatschappijen bij, sommige gaan fuseren en andere worden onafhankelijk en stappen om die reden uit een grotere koepelorganisatie. De wijzigingen met betrekking tot de koepels moet u vaak zelf bijhouden in uw software pakket. De koepels zijn namelijk handig om uw prijsafspraken makkelijker in te richten. U kunt alle koepels en maatschappijen hier vinden.

Staan de prijsafspraken goed in uw software?
Zijn uw contracten correct ingevoerd in uw softwaresysteem? Ieder jaar moet u de percentages invoeren in uw softwareprogramma. Dit jaar heeft u niet alleen te maken met percentages, maar ook met vaste prijsafspraken, bijvoorbeeld bij DSW en Multizorg. Zijn  hebben vaste prijsafspraken omdat zij de NZa-tarieven van afgelopen jaar aanhouden en daar hun eigen percentage over berekenen. En ook Achmea zal vermoedelijk volgen met vaste prijsafspraken. Deze vaste prijsafspraken brengen een hoge administratieve last met zich mee. U weet op voorhand namelijk niet welke productgroepcodes u allemaal gaat gebruiken binnen de praktijk. Hierdoor moet u de meeste toch wel in uw systeem hebben staan. Kunt u nog wat hulp gebruiken bij het invoeren van de prijsafspraken. Kijk dan hier.
 
Werkt het Vecozo certificaat wel goed?
Om te kunnen declareren heeft u vaak een goedwerkend persoonlijk of systeemcertificaat nodig. Deze certificaten moeten om het jaar of om de twee jaar verlengd worden en meestal ook aan uw software verbonden worden. Als het certificaat niet goed verlengd of gïmporteerd is dan kunt u problemen ondervinden bij het declareren. Controleer vooraf of uw certificaat nog werkt of verlengd is en aan uw softwart verbonden is. Als u hulp nodig heeft bij het verlengen of importeren kijk dan hier.

Heeft u een transitievoorshot gekregen?
Als u en transitievoorshot heeft ontvangen dan bent u door de verzekeraars gebonden aan declaratietermijnen, zodat uw tansitievoorschot op een correcte manier verrekend wordt met nog openstaande declaraties. Controleer nu alvast bij uw verzekeraar wanneer u de declaraties moet indienen. Voor VGZ geldt dat de declaraties van het 1e kwartaal van 2014  in 1 bestand aangeleverd moeten worden  van 1 t/m 14 juli. En de declaraties van het  2e kwartaal van 2014 van 15 t/m 31 juli.

Wat moet er op een papieren factuur staan?
Als u papieren facturen gaat versturen zorg dan dat u voldoet aan de beleidsregels omtrent facturen.
Meer informatie hierover kunt u vinden in het volgende artikel:  http://www.wiekeaartsadvies.nl/nieuwsbrief/nieuws/niet-gecontracteerde-zorg-ggz En voorbeelden van facturen kunt u vinden onder Downloads onder het kopje ‘Factuurvoorbeelden’.

Door: Wieke Aarts
Datum: 4-6-2014

Wieke Aarts Advies helpt psychiaters en psychotherapeuten met de administratie in de vrijgevestigde praktijk. Onder diensten en projecten kunt u voorbeelden vinden van de dienstverlening. Mocht u hier vragen over hebben neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op.